Técnicas de productividad con hojas de cálculo de Google

Cuando busca las mejores herramientas para usar para la productividad y la eficiencia, no se puede negar el hecho de que Google no se queda atrás de los demás. Google se ha expandido mucho más allá de ser un motor de búsqueda y un proveedor de servicios de correo electrónico. Cuando se registra para obtener una cuenta de Google, ahora tiene acceso a muchas herramientas y funciones de procesamiento de documentos, como las hojas de cálculo de Google.

Cuando se usa correctamente, las hojas de cálculo de Google pueden ayudarlo a crear informes con facilidad. Al principio, las hojas de cálculo de Google parecen bastante simples y básicas. Pero, la verdad es que cuando aprende a profundizar y dominar las diversas características, hay tantas opciones y funciones que pueden mejorar su productividad y eficiencia.

Tanto las empresas como las personas pueden beneficiarse de los regalos de la tecnología, como las hojas de cálculo de Google.

Dicho esto, Jerónimo Centurión nos comparte algunos consejos, técnicas y trucos que puede usar para aprovechar al máximo las hojas de cálculo de Google:

#1 Elija optar por tablas de datos de formato ancho siempre que sea posible

En la medida de lo posible, debe optar por tablas de datos de formato ancho. Estos también se refieren a las típicas tablas estándar bidimensionales.

Con este tipo de formato de cuadrícula, puede usar filas y columnas para comprender toda la información que va a recopilar más fácilmente. Cuando vaya a utilizar estas tablas para crear gráficos o hacer cálculos, este diseño tiende a ser la mejor opción. En filas y columnas, puede realizar cálculos con mayor facilidad.

Aquí hay otras ventajas que puede obtener al elegir la tabla de datos de formato ancho:

• Es más fácil mostrar datos y analizarlos correctamente
• No crea filas y columnas en blanco que complican la interpretación y el análisis de los datos.

#2 Agregue imágenes dentro de sus hojas de cálculo

Sí, las hojas de cálculo de Google también permiten que el usuario agregue imágenes dentro de las hojas de cálculo.

Esta capacidad se suma al factor de creatividad y facilita la elaboración de informes cuando estas imágenes son necesarias para el informe. Reduce la necesidad de abrir y cerrar varias aplicaciones mientras ejecuta su informe.

Así es como puede agregar imágenes dentro de sus hojas de cálculo:

• Utilice la función =IMAGEN.
• Suelta la URL de la imagen que deseas insertar.
• Cierre y agréguelo dentro de la hoja de cálculo.

#3 Use formularios de Google para la entrada de datos

Los formularios de Google y las hojas de cálculo de Google ahora se pueden recopilar para recopilar mejor las entradas de los usuarios. Con este tipo de función, la recopilación de datos se separa del almacenamiento y análisis de datos. Eso hará que los informes sean mucho más eficientes porque ahora se reducen las posibilidades de superposición de información y datos.

Después de recopilar información en los formularios de Google, puede registrar las respuestas inmediatamente a través de Hojas de cálculo de Google. Esta función le facilita obtener información más precisa y realizar un mejor análisis de la información que está recopilando.

Para ello, aquí tienes un ejemplo de pasos que puedes seguir:

• Crear un formulario de Google en Google Drive
• Configura el formulario que estás creando
• Cree el tablero de Google Sheets donde va a recopilar la información del formulario de Google

#4 Obtenga datos de otras hojas de Google

Cuando trabaja con varias hojas de cálculo, Google ahora le permite recopilar datos de una hoja de cálculo a otra.

Aquí, la función se conoce como IMPORTRANGE. El uso de esta función le permite transferir datos de una hoja a otra y los datos se mantienen actualizados. Por lo tanto, cuando se realizan cambios en una hoja en particular y ha transferido estos datos a otra hoja, el cambio se registra adecuadamente.

La fórmula básica a seguir para esta función es la siguiente:

=IMPORTRANGE(“Url de hoja a la que enlazar,” “Referencias de hoja y celda”)

#5 Use solo un tipo de información por celda

Para mejorar su eficiencia y evitar errores al usar las fórmulas de las hojas de cálculo de Google, se recomienda usar solo un tipo de información por celda. No coloque más de un punto de datos en una sola celda.

Por ejemplo, aplique solo un valor de moneda a una celda. Si está trabajando con diferentes valores de moneda, debe crear dos celdas o tablas separadas. De lo contrario, cuando cree cálculos en estas celdas o tablas, Google Spreadsheets lo leerá mal. Las diversas fórmulas en Hojas de cálculo de Google pueden funcionar mejor cuando los datos que ingresa también son menos confusos.

Este tipo de práctica organizada facilitará el análisis de la información que ha colocado en sus hojas.

#6 Recupere datos con facilidad

Si está trabajando con un documento grande o varias hojas, uno de los desafíos que encontrará tendrá que ver con la recuperación de datos. Será complicado y llevará mucho tiempo si tiene que desplazarse por cientos de filas para encontrar lo que está buscando.

Para ayudarlo a recuperar datos con facilidad, siempre que los necesite, hay muchas fórmulas que puede aplicar. Algunas de las fórmulas se dan a continuación.

BUSCARV

Esta es una fórmula de búsqueda vertical en la que se busca en el rango de la primera columna. Cuando encuentra el valor o los datos que está buscando, devuelve ese valor en la fila de esa columna donde encontró los datos.

BUSCARH

Esta fórmula se usa como lo opuesto a la fórmula BUSCARV. En lugar de buscar en una columna, busca en las filas.

ÍNDICE Y PARTIDO

Esto combina dos fórmulas para generar soluciones de búsqueda flexibles. Estos también se utilizan en Excel, con la misma función aplicable en las hojas de cálculo de Google.

#7 Prevenir cambios no deseados

Si hay cierta información en sus hojas de cálculo o informes que no le gusta que se cambie o modifique, puede evitar cambios no deseados bloqueando esas celdas. Esta es una excelente función para aplicar, particularmente cuando la hoja es compartida por muchos usuarios.

Esta función garantiza que los informes se mantengan precisos y evita la manipulación de la información.

Así es como puede aplicar esta función:

• Selecciona la barra de Datos, luego presiona la opción “Hojas y rangos protegidos”.
• Haga clic y arrastre los datos que desea proteger.

Conclusión

Con la lista anterior de funciones y técnicas, ahora está un paso más cerca de convertirse en el maestro de sus informes de Google. Tan básicas como pueden ser las hojas de cálculo de Google, estas técnicas demuestran que hay mucho más para explorar y lograr aquí. Estas opciones ya son inherentes a Google, a la espera de ser descubiertas y utilizadas.

Usa esta lista y comienza a dominar estas técnicas. Verás que ahora puedes ser más productivo y eficiente con las tareas que tienes que realizar.