Gestión de proyectos en la empresa: ¿cuáles son las mejores prácticas?

Hoy en día, la gestión de proyectos es cada vez más popular en las empresas. Pero gestionar un proyecto con maestría no es algo que se pueda improvisar. En este artículo le explicamos todo lo que necesita saber sobre la gestión de proyectos. La gestión de proyectos se basa en métodos precisos, pero también en herramientas. Puede tratarse de herramientas informáticas, como programas informáticos, pero también del conocimiento de técnicas de gestión. El éxito de la gestión de proyectos depende de competencias técnicas y humanas que no se pueden adivinar. Descubra en este artículo cómo organizar un proyecto, qué métodos debe conocer y en qué software puede confiar.

La gestión de proyectos es una parte esencial de cualquier empresa. Sin ella, es imposible hacer las cosas bien y a tiempo. Aquí tienes algunos consejos para optimizar la gestión de tus proyectos, tanto si ya tienes tu propia empresa como si estás pensando en crear una.

Qué es la gestión de proyectos?

El objetivo de la gestión de proyectos es organizar un proyecto determinado utilizando técnicas que hay que conocer para simplificar y organizar el trabajo. Existen definiciones muy precisas de proyecto. Lo que se desprende es que un proyecto es esencialmente único y temporal. Un proyecto debe realizarse en un plazo determinado y tiene un objetivo preciso. La diferencia entre un proyecto y una operación es su limitación temporal. Las operaciones se llevan a cabo mediante procesos idénticos y repetitivos. Pero para lograr los resultados de un proyecto, hay que poner en marcha procesos únicos.

Ésa es la dificultad de gestionar con éxito un proyecto. Pero puede estar seguro de que hay pasos para conseguirlo. También existen herramientas de gestión, cuyas ventajas explicaremos más adelante en este artículo. Para elegir bien, compara las herramientas de gestión de proyectos y descubre lo que pueden hacer por ti.

Cuáles son las etapas de una buena gestión de proyectos?

Se han desarrollado numerosos métodos para gestionar con éxito los proyectos. Las normas generales son muy útiles para proporcionar directrices que pueden aplicarse a la mayoría de los proyectos. También existe una norma internacional, la ISO 21500. Esta norma de 39 páginas ofrece un marco de referencia para proyectos bien gestionados. Es una norma complementaria de la ISO 10006. Puede aplicarse a todas las empresas, porque define las funciones de cada uno de forma general, así como cinco grandes procesos, que pueden ser aplicados por todo tipo de empresas. Estos cinco grupos son

Lanzamiento. Esta etapa consiste en desarrollar el proyecto. Es el momento de pensar para qué quieres el proyecto, identificando las necesidades y la utilidad de tu idea. En esta fase puede ser una buena idea lanzar un estudio de viabilidad. Por último, es durante esta primera fase cuando tienes que pensar en el presupuesto y los recursos humanos que necesitarás. También tienes que identificar a los miembros del equipo que participarán en el éxito del proyecto.

Planificación. Esta fase consiste en planificar el proyecto. Esto incluye definir el contenido, crear un diagrama de flujo de tareas y estimar los recursos necesarios para gestionar el proyecto. Esta parte es muy importante, porque en esta fase se tiene todo en cuenta. En esta fase de planificación se tienen en cuenta las adquisiciones, la comunicación y la evaluación de riesgos.

La implementación es la fase de ejecución. Implica la dirección del proyecto, la gestión de todas las personas implicadas, la selección de proveedores y la gestión de los riesgos.

El seguimiento, también conocido como control, es, como su nombre indica, la fase de vigilancia. Hay que controlar el proyecto, sus etapas, su contenido, sus recursos y su calendario. Una buena gestión de proyectos es una gestión que sabe cumplir los plazos. Esto significa asegurarse de que todo va según lo previsto. En este control general no hay que olvidar la calidad, los contratos y los costes.

El cierre es la etapa en la que el proyecto, o una fase importante del mismo, llega a su fin. Es el momento de reunir a las partes interesadas para recabar su opinión, que será muy útil para organizar el siguiente proyecto. Siempre es muy importante hacer balance de las experiencias de todos. Esto puede ser muy útil para el próximo proyecto. También es buena idea hacer una pequeña lista de tres áreas: documentación, contratos y clientes. Es una forma de cerrar "físicamente" el proyecto, archivando los datos o comprobando el pago de las distintas facturas inherentes a sus operaciones. Esta etapa es muy útil para permitir que todos los actores que han trabajado en el proyecto lo cierren y puedan seguir trabajando en él.

Consiga las herramientas adecuadas

Del mismo modo que a un ebanista le resultaría difícil, si no imposible, trabajar sin herramientas como un taladro, un destornillador o una pistola de clavos, tú también vas a necesitar las herramientas adecuadas. Hay muchas entre las que elegir, y no siempre es fácil. Echa un vistazo a esta lista de herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo, para hacerte una idea general de las distintas soluciones que tienes a tu disposición. De hecho, no hay UNA sola herramienta que elegir a toda costa. Lo cierto es que depende de la estructura de su empresa, del número de empleados, de los tipos de proyectos a gestionar, de su sector de actividad... En definitiva, toda una serie de factores que hacen que su empresa y su oferta sean únicas y, por tanto, justifiquen una herramienta de gestión de proyectos adaptada a sus necesidades específicas.

Garantizar una buena comunicación

Cuando un proyecto no llega a buen puerto, o no satisface al cliente, puede deberse a problemas de comunicación. Son varios los que trabajan en un proyecto común, y en la mayoría de ellos participan equipos diferentes. Por eso es esencial una buena comunicación entre los equipos, y también entre los colaboradores. Las herramientas de gestión de proyectos le ayudarán a conseguirlo. Pero no lo harán todo por usted. Tómese su tiempo para comunicarse con todos los participantes de la forma más fluida posible.  Tienes algún problema?

Tienes una duda o una pregunta? No dejes que se alargue e informa a los interesados.

Por último, organizar reuniones en cada fase del proyecto y actualizaciones periódicas facilitará la transmisión directa de información y creará ocasiones especiales de debate.

También será la ocasión de que surjan nuevas ideas y de eliminar de antemano cualquier bloqueo del proyecto o de su organización.

Elabore un plan de trabajo preciso

Antes de que usted y sus equipos se embarquen en la ejecución del proyecto, tómese el tiempo necesario para elaborar un documento detallado que garantice la correcta gestión del proyecto. Puede inspirarse en proyectos similares anteriores para elaborar este plan de trabajo. Pero, ¿qué debe incluir idealmente?

Debe incluir todas las etapas del proyecto, los cuellos de botella actuales y potenciales, la lista de recursos necesarios (incluidos los que aún no tienes y necesitarás adquirir), los distintos plazos, los participantes, el calendario de reuniones y puntos y cualquier cambio en el alcance del proyecto. Ten en cuenta que el cliente puede pedirte que hagas cambios durante el proyecto o después, de modo que también puedan incorporarse al plan del proyecto.