Firma Electrónica: Transformando la manera de firmar documentos

Los avances tecnológicos han cambiado varios aspectos de nuestra vida cotidiana, incluyendo la manera en que firmamos documentos. Hoy, se ha vuelto común editar PDF no solo para modificar texto o agregar información, sino también para incorporar firmas electrónicas.

Esta innovación ofrece una alternativa rápida y segura a las firmas manuscritas, optimizando procesos en diversos sectores. La integración de firmas electrónicas en documentos PDF ha simplificado tareas administrativas y legales, permitiendo que la gestión de documentos sea más eficiente y amigable con el ambiente.

Además, la firma digital en PDF no solo agiliza la autenticación de documentos, sino que también garantiza su integridad y validez legal.

Para implementar una firma digital correctamente, es esencial entender los pasos y herramientas necesarios. Este proceso involucra la selección de una plataforma confiable, la creación de una firma electrónica segura y su integración adecuada en el documento PDF. Solo de esta forma, se asegura su legitimidad y aceptación a nivel global.

Tipos de firma electrónica

Hay tres tipos de firma electrónica; simple, avanzada y cualificada, pero las más usadas son la firma digital simple y la firma digital avanzada.

Para hacer la firma digital simple no se necesita hacer un trazo, es más bien introducir un código o marcar una casilla. Por esta razón, su validez legal no es muy amplia, ya que no se puede corroborar la identidad de la persona que firmó en su totalidad. Así que su uso es más para documentos internos de las empresas y para lo cual se pueden usar herramientas de firma digital gratis.

Por otro lado, la firma electrónica avanzada tiene un nivel de seguridad muy superior al anterior. Las definiciones que se recogen en el Reglamento elDAS garantizan al 100% que la firma es de la persona a quien se le solicitó que lo hiciera. Así que el riesgo de que haya suplantación de identidad no existe. Lo que convierte a este tipo de firma electrónica en idónea para documentos legales externos y de otra índole.

En resumen, la firma digital simple es un proceso rápido que solo debe ser utilizado en documentos internos y de carácter no vinculante. Mientras tanto, la firma electrónica avanzada garantiza seguridad, integridad de datos y verificación de identidad, haciéndola perfecta para documentos legales.

Marco legal y reconocimiento de la firma digital

La firma electrónica está regulada por el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo, fechado el 23 de julio de 2014. Este reglamento, enfocado en la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas, tiene como finalidad hacer firma digital un proceso más seguro y confiable.

El eIDAS, como se conoce a este reglamento, tiene como objetivo crear un entorno de confianza que facilite y potencie el comercio electrónico. Su propósito es eliminar las barreras existentes entre los países miembros de la UE, para la realización de transacciones electrónicas. Para lograr esto, el eIDAS establece normativas comunes para la identificación de ciudadanos y la validez de sus firmas electrónicas.

Una de las ventajas clave del eIDAS, es su aplicación directa en todos los estados miembros de la Unión Europea. Esto significa que ya no es necesario adaptar la ley en cada estado miembro, facilitando así la implementación uniforme de las normativas.

Con el eIDAS, crear firma digital se convierte en un proceso más estandarizado y sencillo, asegurando obtener firma electrónica de una manera uniforme y reconocida en toda la Unión Europea.

Beneficios de la firma electrónica

Si ya sabes cómo firmar un documento con firma digital, habrás notado que hay varios beneficios destacados en este proceso. Entre los principales están:

• Más seguridad en los documentos. El documento electrónico no puede ser alterado y como vimos antes, la identidad del firmante está garantizada.
• Eficiencia en procesos de firmas y aprobaciones. Al crear la firma digital, se evitan los desplazamientos, el envío de documentos y los tiempos de espera. Todo esto se traduce en eficiencia en la gestión de aprobaciones en cualquier aspecto de la empresa.
• Reducción de costos. Con la firma digital PDF no se necesita la impresión de papeles ni su posterior almacenaje, con los cual se evitan gastos de papelería y manejo de archivo.

Estos son apenas tres de los beneficios más destacados de obtener la firma digital. Hay otros como el aumento de la productividad y la agilización en la toma de decisiones que también son claves.

Tecnologías y plataformas de firma electrónica

Si sabes qué es la firma digital, sabrás que debes elegir una plataforma de confianza y que cumpla con el reglamento de la UE. En este sentido, te vamos a recomendar dos herramientas que cumplen con las leyes para hacer firma digital:

1. Adobe Acrobat. En la versión de pago de este programa, puedes hacer firma digital en tus documentos, tanto la simple como la avanzada. Además, puedes usar cualquier dispositivo, ya sea un PC o un móvil.
2. Lumín PDF. Esta herramienta te permite hacer una firma digital gratis en cualquier documento, y lo mejor es que cumple con las leyes de seguridad y verificación de identidad. La puedes usar para firmar documentos internos y externos de tu empresa, ahorrando tiempo y dinero, porque recuerda que puedes empezar gratis.

Con estas dos opciones tus necesidades de firma digital PDF están cubiertas. Solo debes elegir si quieres pagar u obtener firma digital gratis.

Pasos para implementar una firma electrónica

La firma digital y certificado digital son fáciles de obtener. Si quieres obtener todos los beneficios de la firma electrónica, solo debes seguir tres sencillos pasos:

1. Regístrate en una plataforma de confianza. Puedes crear una cuenta gratis en Lumín PDF y subir tus documentos.
2. Válida tu identidad. La plataforma, en cumplimiento de la ley, debe verificar tu identidad, para ello te pedirá los documentos como el DNI.
3. Crea tu firma. Una vez validez tu identidad tendrás que crear la firma en la plataforma. El proceso es sencillo, ve a la parte de eSing y dibuja tu firma o sube una imagen de la misma.
4. Obtén tu documento con firma digital PDF.  Ubica la firma en el documento que quieras y ajústala al tamaño correcto. Eso es todo, ya tienes tu firma electrónica.

Siguiendo estos pasos vas a obtener tu firma digital gratis, segura y cumpliendo con las leyes europeas.