CRM Educativo ¿Por qué implementarlo?

Hoy en día las instituciones educativas, sin importar su nivel y público objetivo, deben contar con las herramientas adecuadas para poder atraer, interactuar y fidelizar a prospectos o posibles padres de familia como es un CRM educativo.

La atención al usuario y su personalización es fundamental para aumentar los número de matrículas. ¿pero qué pasa cuando no tenemos la información de los prospectos al alcance o accesible a todo el equipo de trabajo? Se pierden oportunidades de matrícula.

El manejo de las relaciones con prospectos es un aspecto crucial para cualquier centro educativo. Esto ayuda a facilitar las interacciones la cual, eventualmente, convierte a los leads en alumnos inscritos.

La principal herramienta empleada por la mayoría de industrias, para la atención de prospectos, es el CRM por sus siglas en inglés (Customer Relationship Management).

Un CRM es un software el cual permite a los centros educativos rastrear cada interacción con los leads, prospectos y estudiantes actuales (A un nivel avanzado de implementación). Aunque las capacidades del software pueden abarcar varios aspectos más allá de la relación con los clientes, se les conoce como «software CRM» o simplemente «CRM».

La mayoría de los CRM educativos tienen características para hacer seguimiento de nombres, correos electrónicos y números de teléfono de clientes potenciales y actuales.

Otros pueden rastrear llamadas telefónicas, llevar un registro de los correos enviados a los clientes potenciales y hacer seguimiento a las fuentes de los clientes potenciales en las redes sociales. Los sistemas más avanzados y complejos pueden dirigir leads hacia los representantes de venta correctos y llevar un registro de las interacciones con los equipos de asistencia técnica o servicio al cliente.

Independientemente de las características específicas de cada uno, el objetivo principal de un CRM es crear un sistema para que los centros educativos (por lo general, los equipos de ventas y de marketing) puedan interactuar de manera más eficiente y productiva con los clientes potenciales y actuales.

Los equipos de marketing a menudo usan un sistema CRM para asegurarse de estar dirigiendo los leads correctos hacia el equipo de ventas, lo cual es un aspecto clave para desarrollar una sólida relación entre ambos departamentos en una institución educativa.

Respecto al equipo de ventas, tener todo el historial del cliente potencial en una única plataforma le permite ahorrar mucho tiempo y mejorar la productividad.

“¿Cómo ayudará una plataforma de CRM educativo a mi proceso de inscripciones?”

El CRM ofrece una serie de ventajas para instituciones educativas de diferentes tipos y tamaños. Agiliza los flujos de trabajo de ventas y ayuda a forjar relaciones más sólidas con sus prospectos. Además, tener este tipo de software a disposición puede ayudar a acelerar los procesos de inscripciones sin comprometer la calidad del servicio.

Beneficios de implementar un CRM en una institución educativa

1. Mejor rendimiento de ventas.

Es la razón más obvia para adoptar estrategias de CRM. El CRM educativo permite seguir a los alumnos potenciales y reducir el desperdicio de tiempo.

Se reducen los ciclos de ventas y se mejoran las tasas de ganancias. Además, puedes consultar los historiales de los prospectos para identificar alumnos potenciales, oportunidades adicionales o alumnos ya inscritos.

Un CRM también ayuda a identificar a los prospectos más valiosos, así como a crear un sistema de comunicación personalizada para aumentar la participación y la conversión.

Además, puedes identificar fácilmente los enlaces débiles en el proceso de ventas, como correos electrónicos no respondidos o llamadas sin seguimiento, y abordar esos problemas a la vez.

2. Mayor rentabilidad y eficiencia

La rentabilidad no solo es aumentar las ventas. Estar creando procesos eficientes en todas las operaciones de un centro educativo para garantizar que las oportunidades no se pierdan y los costos se reduzcan al mínimo. Con un CRM educativo, los empleados pueden acceder a datos críticos más rápido. Servicio a clientes puede solicitar la información y acceder rápidamente a la base de datos para identificar a esa persona y su proceso.

También se puede rastrear el engagement de cada uno, mediante los correos electrónicos y las llamadas. Del mismo modo, los mejores puntos de acceso de rendimiento son más fáciles de identificar, de esta manera recompensar a los empleados con excelentes resultados.

Otras formas de eficiencia incluyen la reducción del costo de capacitación al equipar a los nuevos empleados con herramientas de CRM fáciles de usar implementados en minutos. También es más fácil acostumbrar a los empleados nuevos con los procedimientos operativos estándar. Un sistema CRM actúa como un controlador de acceso de formularios y procesos universales en todas las operaciones, garantizando a todos los empleados usar las mismas plantillas, formularios y procedimientos para realizar sus tareas.

3. Toma rápida de decisiones

Un directivo bien informado con acceso a datos en tiempo real puede hacer ajustes rápidamente para reaccionar y tomar decisiones. Un CRM permite consultar datos precisos en tiempo real y en cualquier lugar. Esto significa poder ajustar estrategias o tácticas de inmediato para aprovechar una oportunidad o evitar una crisis. Del mismo modo, los datos precisos también permiten combinar las mejores prácticas de diferentes departamentos para mejorar aún más el proceso de captación de estudiantes.

4. Mayor seguridad de los datos.

Los datos confidenciales de los estudiantes y las estadísticas comerciales se guardan en un sistema de CRM centralizado en lugar de escritorios dispares y desconectados. Esto significa enfocar el presupuesto, recursos humanos e infraestructura de capital en un solo elemento: el ecosistema del CRM. Puede establecer parámetros y solo los empleados autorizados puedan acceder a los datos.

Hoy en día las instituciones educativas deben orientar todas sus operaciones y estrategias para actuar en una dirección unificada para adquirir nuevos prospectos y retenerlos. Necesitan una buena estrategia de CRM. Es como un maestro de una orquesta el cual garantiza interpretar una pieza musical sólida al consolidar varios instrumentos en un movimiento fluido. Si no adoptas CRM, en el entorno competitivo de hoy, es posible terminar tocando a Beethoven fuera de sintonía.